Viimeistä sosiaalisen median katsausta tehdessäni törmäsin muutamaan uuteen sosiaalisen median strategiaan ja ohjeistukseen, jotka ovat netissä vapaasti luettavissa. Kiinnostavaa niissä on tietysti se, mihin ne kannustavat ja ehkä vielä enemmän se, mitä ne kieltävät.
Paras pysyä poissa -strategia
Otetaan ensiksi legendaarinen Twitterissä vastaan tullut someohjeistus:
”Älä kerro, älä käytä, paras pysyä poissa.”
Muistettavuus hyvä, mutta vaikea noudattaa, kun varmasti tämänkin firman työntekijöistä suuri osa on jo jotenkin sosiaalisessa mediassa. Juuri senhän takia yritykset nyt tekevät sosiaalisen median strategioita, ohjeistuksia ja pelisääntöjä. No, valistuneilla ja somen mahdollisuudet ymmärtävillä yrityksillä on muitakin tavoitteita.
Varo mitä teet! -strategia
Seuraavaksi HAMKin someketti. Heti ekana pistää silmään tämä:
Työroolissa esiintymisestä tulee sopia esimiehen kanssa.
Siis mitä, eikö töissä olla työroolissa joka tapauksessa? Kuulostaa hölmöltä ja byrokraattiselta. Ja siltä, ettei ole ymmärretty sosiaalista mediaa alkuunkaan. Onko HAMK:issa jokin rekisteri työntekijöistä, jotka peräti saavat toimia sosiaalisessa mediassa työroolissa? Lisäksi jos työrooli sattuu olemaan näkyvä, niin henkilön voi olla vaikea edes yrittää toimia sosiaalisessa mediassa muussa kuin työroolissa. Siksi toiseksi vapaa-ajan roolit ja työroolit väistämättä sekoittuvat sosiaalisessa mediassa silloin, kun toimitaan henkilökohtaisen tunnuksen/profiilin kautta.
Pari lainausta lisää:
Edusta HAMKia positiivisesti ja arvojemme mukaisesti. Kunnioita toisia, ole rehellinen ja pyri yhteiseen oppimiseen. Osallistu keskusteluun, edistä luovaa ajattelua, älä esitä toisten ajatuksia ominasi.
Ensimmäinen kohta näyttäisi kieltävän mahdollisista ongelmista avoimesti puhumisen. Mikään organisaatio, joka ei ole valmis nostamaan myös kissoja pöydille, ei pitemmän päälle kehity. Sitten heti perään kannustetaan yhteiseen oppimiseen ja keskusteluun.
Tutustu myös viestinnän linjauksiiin, esim. siitä, kuka puhuu julkisesti HAMKin asioista.
Viestinnän linjauksiin tutustuminen on varmasti tärkeää joillekin, mutta tuskinpa kovin moni ihan oikeasti on tutustunut niihin missään organisaatiossa. Lisäksi jo aiemmassa lainauksessa puhutaan HAMK:in edustamisesta. Hetkinen seis: sosiaalisessa mediassa osallistuminen on lähtökohtaisesti jotain muuta kuin edustamista. Rivityöntekijöiden ei edes odoteta edustavan ja tekevän PR:ää, eikä sellainen olisi monesti edes kovin uskottavaa. Ihmisten kohtaaminen netissä vaatii organisaatioiden visioiden ja arvojen toitottamisen sijasta enemmän rehellisyyttä ja avoimuutta.
Mitähän siitäkin tulisi, jos twiittaajat selaisivat viestinnän ohjeistuksia ja organisaation arvoja yhtenään. Kovin olisi tylsää ihmisen elo.
No, olen törmännyt samanlaiseen ajattelutapaan ennenkin. Kyse on poikkeuksetta isoista yrityksistä/organisaatioista, joissa niin sanottu pönöttäminen on tärkeää joillekin. Ehkä se myös tappaa luovuuden ja kyvyn uudistua.
Oikeastaan on turha jatkaa HAMK:in ohjeistusta pidemmälle, mutta otetaan vielä nämä varoitukset:
Sisällöt voivat levitä laajalle, nopeasti ja peruuttamattomasti:
1. Jos epäilyttää, älä julkaise.
Käsittele työn piiriin kuuluvia asioita harkiten, varsinkin jos ne koskettavat herkkiä prosesseja (esim. rekrytointi, hankinta, valmistelu) tai kohdistuvat johonkin tunnistettavaan henkilöön tai tahoon, oli se sitten kollega tai kolmas osapuoli.
Hmm. Ei jääne montaa asiaa, josta kukaan hamkilainen voisi ilman epäilyksiä julkaista mitään? Jotenkin vieroksun tuota ”julkaista”-sanaa, kun kysehän on ennen muuta keskustelusta eikä yksisuuntaisesta viestinnästä, julkaisemisesta. Ymmärrän kyllä, että harkitsevuuteen pitää kannustaa.
Tasapuolisuuden nimissä on myönnettävä, että HAMKin someketistä löytyy paljon hyvääkin. Ne on säästetty loppuun:
Käytä asianatuntijuuttasi ja jaa sitä: osaamisesi huomataan HAMKin ulkopuolella vain jos jaat sitä. Sosiaalinen media on työkalu, jolla verkotutaan muiden osaajien kanssa ja kehitetään omaa osaamista. Ole mukana innostumassa ja innostamassa myös muita mukaan yhteisölliseen tapaan toimia.
Hyvä, tehkää näin!
Kokonaisuutena HAMKin someketti edustaa kuitenkin ylhäältä alaspäin -käskytystä, jossa kasvoton organisaatio huolehtii… niin, mistä? Sosiaalisen median avulla ne kasvot voisi oikeasti saada.
Verkkoidentiteetin luomiseen kannustava ohjeistus
SAK julkaisi 7.5. oman sosiaalisen median ohjeistuksensa. Tärkein on tiivistetty alun neljään kohtaan:
1. SAK:n työntekijöitä kannustetaan hyödyntämään sosiaalista mediaa osana työtään.
2. Muuhun kuin työhön liittyvien palvelujen käyttö ei saa haitata työtehtävien suorittamista.
3. Kun verkossa kommentoidaan työasioita, esiinnytään omalla nimellä ja keskustelukumppaneita kunnioittaen. Palvelualoilta tuttu ”asiakas on aina oikeassa” -periaate on hyvä pitää mielessä – päämäärättömään inttämiseen ei kannata lähteä.
4. Sosiaaliseen mediaan osallistumisesta ja omasta verkkoidentiteetistään päättää jokainen työntekijä itse. Osallistuminen on suotavaa, mutta ei pakollista.
Todella kannustavaa, hyvä! Kakkoskohta on silti nostettu turhan ylös, sillä eräänkin tutkimuksen mukaan osa ihmisistä käyttää sosiaalista mediaa työaikana, vaikka kiellettäisiin, ja osa ei käytä, vaikka käskettäisiin. Eikä muutenkaan ole ihan TOP-4 -tason ohje kieltää sitä, kun ensisijainen tavoite näyttää kuitenkin olevan osallistumiseen kannustaminen.
Sitten seuraa HAMKin ohjeistakin tuttuja perusjuttuja, mm. muistutusta harkitsevasta julkaisemisesta, varoitus viestien nopeasta leviämisestä ja ohje korjata tehdyt virheet itse ensimmäisenä.
Tässä pari kohtaa, jotka kelpaavat malliksi muillekin:
SAK:n työntekijöitä rohkaistaan esiintymään verkossa myös työhön liittyvissä kysymyksissä. SAK:n edustajana muista aina kertoa, kuka olet ja mistä tulet. Jos haluat korjata verkkokeskusteluissa esitettyjä tietoja, tee se omalla nimelläsi.
Sosiaalinen media on luonteeltaan henkilökohtainen. Jokainen kantaa vastuun sanomisistaan itse. Käytännössä kannattaa ottaa kuitenkin huomioon, että SAK:n työntekijöiden kirjoittelu saatetaan tulkita SAK:n viralliseksi kannaksi.
Sanassa henkilökohtainen on ymmärretty jotain, mitä HAMK:in ohjeistusta laadittaessa ei oltu täysin sisäistetty. Huomaattehan näiden kahden ohjeistuksen selvän eron?
Lopussa muistutetaan lyhyesti työntekijän vastuista ja tietoturvasta:
Oman työpöydän ja tiedostojen jakaminen verkossa on ehdottomasti kielletty (ns. vertaisverkot). Työkoneelle ei saa itse ladata verkosta asennusohjelmia tai muita ohjelmistoja.
Tietoturvallisuuden vuoksi sosiaalisen median palveluihin ei saa kirjautua samalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla kuin SAK:n tietoverkkoon. Tarkista aina palvelujen yksityisyys- ja tietoturva-asetukset.
Itse en äkkiseltään keksi suurta korjattavaa SAK:n ohjeistuksessa. Todella tiukkaa ja asiantuntevaa tekstiä, jossa on saavutettu hyvin työntekijöiden näkökulma ja ennen muuta positiivisesti kannustettu osallistumaan oman työroolinsa mukaisesti sosiaalisessa mediassa.
Lisää aiheesta
- Sosiaalisen median strategiat ja ohjeistukset (esitys)
- Kuntien verkkoviestintäohje (somea luvussa 4)
- Blogin kommenttien reagointiprotokolla
- Sikainfluenssa: Näin viranomaiset kävivät infotaistelua Facebookissa
- LadyWebbin Strategia-esitys
- Mihin sosiaalisen median ohjeita tarvitaan?
- Sosiaalisen median strategian tsekkauslista yrityksille
- Social Media Policies of 113 Organizations
LEHMÄTKIN LENTÄIS 
Mainio analyysi, kiitos!
Virkamiehen oikeus olla ja velvollisuus vaieta on mielenkiintoinen ja taatusti murroksessa oleva juttu.
@tuija oli nelikentännyt roolituksia hyvin blogissaan; keskusteluakin heräsi.
Sosiaalisen median ohjeistusta on HAMKissa mietitty ja työstetty pitkään. Itse en voi ottaa kunniaa sen tekemisestä, vaikka sosiaalinen media muuten on merkittävä osa nykyistä toimenkuvaani.
Pari kommenttia tähän:
Vaikka jotkut jutut Someketissä saattavat asiaan perehtyneiden mielestä vaikuttaa hassuilta, itsestään selviltä ja byrokraattisilta, niin täytyy muistaa, että elämme vielä aika suurta murros- ja opetteluvaihetta. Ehkä lieka täytyy aluksi pitää kireämmällä ja antaa myöten sitä mukaa kun ihmiset oppivat uuden mediakulttuurin tavat.
Monessa organisaatiossa ensi reatio oli kieltää sosiaalinen media täysin työntekijöiltään, mistä on vähitellen siirrytty kannustavampaan suhtautumiseen.
Uskoisin, että tämä on HAMKin kohdalla Someketti 1.0, josta tehdään päivitettyjä versioita kehityksen kehittyessä ja asian tullessa tutuksi.
Mielenkiintoinen ja tiukka analyysi kuitenkin 🙂 Kiitos!
Johanna: kiitos, Tuijan kirjoitus ammatillisesta verkkoidentiteetistä on hyvä linkitys tähän aiheeseen.
Vesa: Ohjeistuksen onnistuminen suhteutuu organisaation tilanteeseen ja tavoitteisiin, kuten toit esille. Sitä puolta en voinut arvioida. Wiki on hyvä alusta ohjeistukselle, jotta sitä voidaan helposti jatkojalostaa. Tsemppiä työhön! 🙂
Harto, minusta ei ole liikaa vaadittu, että työroolissa sosiaalisessa mediassa esiintyessä kerrotaan asiasta esimiehelle. Olen ollut toimittamassa virkamiesten verkko-ohjeistusta julkaisukuntoon, pitäisi toivottavasti ilmestyä nettiin kansanvalta.fi -sivuille tässä kuussa, ja siellä jaetaan virkamiehen verkko-osallistuminen kolmelle tasolle: Organisaation verkkopresenssin voi perustaa vain organisaatio itse; yksittäinen virkamies ei voi omalla päätöksellään sitä toteuttaa. Sitten toisaalta virkamiestä kannustetaan olemaan aktiivinen sosiaalisessa mediassa yksityishenkilönä, myös ammatillisessa asiantuntijaroolissaan, ja se kolmas taso, siviiliminä, onkin tietysti jokaisen yksityisasia.
Tuija: Kiitos. Suoraan kommenttiin suora vastakysymys: täytyykö esimerkiksi YLE:llä jokaisen toimittajan pyytää lupa tuon ”kakkostason” mukaiseen toimintaan sosiaalisessa mediassa?
Entä miten sopii yhteen kannustaminen sosiaalisessa mediassa toimimiseen työ-/asiantuntijaroolissa ja vaatimus esimiehelle ilmoittamisesta ennen sitä?
Moro. Minä olen kasannut HAMKin somekettia, ja prosessistamme tähän asti on pieni kuvaus slidesharessa: http://www.slideshare.net/LottaLinko/hamk-someketti.
Nyt kun ohje on julkaistu, keräämme systemaattisesti palautetta käyttäjiltä. (Osallistumiseen oli tietysti mahdollisuus jo aikaisemmin.) Sen perusteella tiedämme, mihin suuntaan seuraavaksi: kaipaavatko meidän ihmisemme vieläkin tarkempia rajauksia vai aukeaako asia niin, että mitään rajauksia ei tarvita.
Esimiehelle ilmoittamisesta vielä sen verran, että kyseessä on normaali työviestintä: oma pomo pidetään kärryillä siitä, missä mennään – ei sen kummempaa.
Harto, ei, Ylellä ei tarvitse pyytää pomolta lupaa voidakseen perustaa oman blogin. Ylipäänsä meillä ei ymmärtääkseni seurata tietääkseni kauhean tarkkaan sitä, mitä ihmiset omissa nimissään tekevät.
Lotta: Kiitos taustatiedoista. Teidän someketistä ja sen tekemisen avaavasta slideshare-esityksestä on varmasti monelle organisaatiolle hyötyä, kun laativat omia ohjeistuksiaan!
Lotta & Tuija: Esimiehelle ilmoittaminen on vähän eri asia kuin luvan pyytäminen. Varmasti riippuu organisaatiostakin, mutta tuntuisi siltä, että nimenomaan sosiaalisen median henkilökohtaisuuden vuoksi (=edustetaan ensisijaisesti itseä, ei organisaatiota) ilmoittamisen pitäisi minusta useimmissa tapauksissa riittää. Siis jos työnkuva muuten sallii sosiaalisen median käytön työaikana. 🙂