Case: Oulun yliopiston sosiaalisen median ohjeistus

19touko11

Olen jo pari vuotta seurannut, millaisia sosiaalisen median strategioita ja ohjeistuksia suomalaisissa organisaatioissa tehdään. Blogistakin löytyy aiempia kirjoituksiani aiheesta sekä useita esityksiä pitämistäni koulutuksista – ensimmäinen noista lienee peräti SlideSharen katsotuin suomenkielinen esitys.

Viime talvena sain tilaisuuden osallistua konsulttina Oulun yliopiston sosiaalisen median ohjeistuksen laatimiseen. Minun näkökulmastani kyse oli siitä, että pääsin vihdoin toteuttamaan asioita, joita olin miettinyt ja pyöritellyt sitä ennen vain teoriatasolla. Asiat tulevat konkretiaksi kuitenkin vasta käytännössä, joten olin enemmän kuin innoissani, kun minut pyydettiin mukaan.

Ohjeistus tehtiin 7 hengen työryhmässä, joka koostui yliopiston viestintäpäälliköstä, tietoturvapäälliköstä, verkkouudistushankkeen projektipäälliköstä, Facebook-ylläpitäjästä, kv-tiimin edustajasta, alumnikoordinaattorista ja allekirjoittaneesta. Työskentely tapahtui sekä palaverein että verkkotyöskentelynä. Palavereissa keskityimme lähinnä  keskustelemiseen ja verkossa kirjoitettiin. Allekirjoittanut vastasi ajatusten tekstiksi muuttamisesta, mutta jokainen lause ruodittiin lopulliseen muotoonsa yhdessä. Työhön kuului myös monenlaisen taustamateriaalin läpikäymistä.

Kahden kuukauden työn tuloksena syntyi kirjallinen ohjeistus, joka vietiin Oulun yliopiston wikiin. Ohjeistuksen runko muodostuu johdannosta ja neljästä toimintaroolin mukaisesta sivusta, joissa on varsinaiset ohjeet sosiaalisessa mediassa toimimiselle. Tässä nuo toimintaroolit:

  • Oulun yliopiston ja sen yksiköiden edustaminen sosiaalisessa mediassa
  • Sosiaalisen median työskentelytilojen ylläpito
  • Työntekijänä sosiaalisessa mediassa
  • Opiskelijana sosiaalisessa mediassa

Käytännössä esim. yliopiston työntekijän ohjeet mahtuvat yhdelle A4-arkille ja lisäksi seitsemän tärkeintä ohjetta on ”nostettu” erilleen leipätekstistä. Näin nopea lukija voi vilkaista vain ne itseään koskevat 7 ohjetta. Tavoitteena oli siis samaan aikaan kattava – huomioidaan eri toimintaroolit – että tiivistetyn yleinen ohje.

Yliopiston henkilöstölle järjestettiin kaksi koulutusta (kouluttajana allek.), joiden esityksessä vielä havainnollistettiin ohjeistuksen kimuraimpia kohtia, esim. oman toimintaroolin tunnistaminen ja keskustelujen moderoiminen sosiaalisen median työskentelytiloissa. Koulutuksiin tuli kiitettävän paljon osallistujia ja niissä puhuttiin yleisemminkin sosiaalisesta mediasta. Varsinkin opiskelijoiden toiminta somessa nosti esiin monenlaisia näkökulmia – etenkin sen, mitä opiskelijoilta voidaan vaatia ja mikä on yliopiston vastuu eri palveluissa ja tilanteissa. Tässä esitys:

Avaa esitys SlideSharessa

Jälkiajatuksia

Nyt kun ohjeistuksen laadinnasta ja koulutuksistakin on vierähtänyt jo hetki, niin ajattelin koota muutamia ajatuksia ja päätelmiä tästä tapauksesta. En kuitenkaan pura ajatuksia täysin auki, vaan tämä on tällainen lyhyt muistilista itselleni:

  • Ensin pitää selvittää, onko näkökulma positiivinen/kannustava vai negataviinen/rajoittava. Ja tämä on ohjeistuksen tärkein viesti. Tässä tapauksessa vaaka on vahvasti kannustavan puolella. (Ja muussa tapauksessa en olisi ollut sitä edes tekemässä.)
  • Isoissa organisaatioissa on (ainakin) kaksi lähtökohtaa some-ohjeistuksen laadinnalle: 1) joko pieni asiantuntijatyöryhmä tai 2) alhaalta ylöspäin -malli, jossa kysytään ensin henkilökunnalta, mitä ohjeistukseen halutaan tai laaditaan se kokonaan ”kaikki halukkaat voivat osallistua” -periaatteella. Toimintatapa riippuu lähinnä siitä, kumpi organisaatiossa tuntuu sopivammalta sen toimintakulttuuriin. Tässä tapauksessa päädyttiin ensimmäiseen, mutta koko henkilökunta voi nyt kommentoida ohjeistusta wikissä, jossa sitä voidaan myös jatkokehittää. Odotin, että kommentteja tulisi piankin, mutta niitä ei ole vielä kuulunut. No, Roomaakaan ei rakennettu päivässä: avoimuus, keskustelevuus ja yhteisöllisyys ovat pitkän aikavälin tavoitteita ja muutos tapahtuu hitaasti.
  • Eräs ohjeistuksen laadinnassa kirkastunut pääperiaate on, että sosiaalisessa mediassa toimiminen ei työntekijätasolla ole/voi olla organisaation edustamista. Jos tätä ei nähdä, niin siihen kompastutaan, ja tämä pitää tehdä selväksi myös työntekijöille. Sosiaalinen media on ennen muuta ihmisten välistä toimintaa. Tämän vuoksi yliopiston virallinen edustustoiminta erotettiin omaan toimintarooliin tässä ohjeistuksessa.
  • Sosiaalisen median ohjeistuksesta ei pidä tehdä liian tarkkaa. Totta kai ohjeistukseen voisi ottaa mukaan kaikki mahdolliset nyanssit, mutta kuka sellaista opusta jaksaisi oikeasti lukea? Liialla yksityiskohtaisuudella vesitetään koko ohjeistuksen tarkoitus.
  • Ohjeistuksessa pitää ottaa huomioon palvelujen käyttöehdot. Ei esimerkiksi voida määrätä, että työroolille ja henkilökohtaiselle roolille pitäisi tehdä omat käyttäjätunnukset kaikissa käytettävissä some-palveluissa, koska monien palvelujen käyttöehdot estävät kahden käyttäjätunnuksen luomisen samalle henkilölle.
  • Yliopistossa selvästi henkilökuntaa eniten mietityttävä asia somen käytössä on sosiaalisen median opetuskäyttö ja opiskelijoiden toiminta. Somen opetuskäytön hankkeille ja koulutuksille näyttäisi olevan juuri nyt valtava tilaus yliopistoissa. Eli nyt kannattaisi uusia kaikki ne somen opetuskäytön pioneerihankkeet, jotka ehdittiin pitää jo muutamia vuosia sitten. 🙂
  • Oulun yliopisto taisi olla ensimmäinen yliopisto Suomessa, joka laati sosiaalisen median ohjeistuksen koko henkilökunnalleen. Korjatkaa, jos olen väärässä.
P.S. Tällä hetkellä olen mukana auttamassa OSAO:n sosiaalisen median strategian ja ohjeistuksen tekemistä. Siinä lähdettiin liikkeelle em. ”2-mallin” mukaisesti. Kokemuksia kertoilen sitten ajallaan.
Advertisements


3 Responses to “Case: Oulun yliopiston sosiaalisen median ohjeistus”

  1. Tämä onkin mielenkiintoista!

  2. Havaintosi ”nyt kannattaisi uusia kaikki ne somen opetuskäytön pioneerihankkeet, jotka ehdittiin pitää jo muutamia vuosia sitten” on mainio – ja pätee varmasti monessa organisaatiossa. Nyt kun myöhäiset omaksujat alkavat herätä sosiaaliseen mediaan, aikaisilla omaksujilla yrityksissä on suuri vastuu tämän massojen innostumisen kanavoimisesta tuottavaan työskentelyyn.


  1. 1 Case: Oulun yliopiston sosiaalisen median ohjei...

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s


%d bloggers like this: