Itä-Suomen yliopiston some-suositusten arviointia + mindmap

Kävin läpi Itä-Suomen yliopiston suosituksia sosiaalisen median käytölle ensi viikon koulutusta/sparrausta silmällä pitäen. Heidän toivomuksestaan arvioin niitä tässä aika kriittisestikin – eli nostan esiin sekä kiitosta ansaitsevia kohtia että sellaisia kohtia, joita voisi vielä hioa tai peräti poistaa kokonaan.

Työtapana arvioinnin tekemisessä käytin mindmapia, johon nostin mielestäni huomionarvoisia kohtia. Mindmapin tarkoituksena tällaisessa työssä on tiedon prosessointi, ja samalla sain itselleni hyvän muistilistan ja kokonaiskuvan sekä suorat lainaukset suositusten tärkeistä kohdista.

Mutta nyt asiaan – joskin säästän osan siitä ensi tiistain koulutukseen.

Miten Itä-Suomen yliopisto suhtautuu sosiaaliseen mediaan?

Aina, kun luen minkä tahansa organisaation sosiaalisen median strategiaa, suosituksia, ohjeistuksia tms., niin pyrin ensimmäisenä tunnistamaan, millainen painotus aiheeseen tekstissä on. Näen painotuksen ikään kuin vaakana, jossa toisella puolella on positiivinen suhtautuminen ja toisella negatiivinen. Jos vaa’an asento käy ilmi ensimmäisestä lauseesta, niin olen erittäin tyytyväinen. Jos se käy ilmi ensimmäisestä kappaleesta, niin sekin on vielä hyvä. Ainakin sen pitäisi tulla lukijalle selväksi koko johdantoluvun perusteella.

Itä-Suomen yliopiston some-suositukset alkavat sosiaalisen median määrittelemisellä:

Sosiaalinen media eli yhteisömedia on verkossa tapahtuvaa vuorovaikutusta yksilöjen ja yhteisöjen välillä. Se on tällä hetkellä neljänneksi suosituin verkkoaktiviteetti hakutoimintojen, sähköpostin ja verkkouutisten jälkeen.

Minusta se, mitä sosiaalinen media on, kuuluu tänä päivänä yleistietoon. Totta kai on hyvä määritellä, mitä sosiaalisella medialla tarkoitetaan nimenomaan tässä dokumentissa – eli miten kirjoittajat sen ymmärtävät – mutta jos ajatellaan, että aloituskappale on keihäänkärki, jossa on koko dokumentin tärkein viesti, niin tätä ei voida pitää sellaisena.

Itä-Suomen yliopiston suhtautuminen sosiaaliseen mediaan käy ilmi 3. kappaleessa:

Itä-Suomen yliopisto on mukana sosiaalisessa mediassa. Yliopisto käyttää  verkon tarjoamia valmisalustoja ja -yhteisöjä ja on esillä muun muassa Facebookissa ja SecondLifessa.

Tämän tarkemmin ei koko suosituksissa oteta kantaa siihen, onko suhtautuminen someen negatiivinen vai positiivinen. Eli suhtautuminen on täysin neutraali, ja suositukset eivät varsinaisesti pyri kannustamaan sosiaalisen median käyttöön. Asenne on luokkaa ”jos käytät, niin tee näin”.

Jos hakemalla haetaan negatiivista tai positiivista virettä, niin ylipäätään somen käyttäminen on positiivinen valinta sen puolesta eikä vastaan. Toisaalta opiskelijoiden suositusten kohdalla mainitaan, että sosiaalisen median käytöstä voi kieltäytyä (itse asiassa opiskelijakin voidaan velvoittaa somen käyttöön, jos maininta siitä on opetussuunnitelmassa / kurssin kuvauksessa).

Kenen ääni ohjeistuksessa kuuluu?

Organisaatiopsykologian kannalta on kiinnostavaa, millainen toimintakulttuuri erilaisissa organisaatioissa vallitsee ja miten niissä toteutetaan strategisia muutoksia. Sosiaalisen median suositukset ovat väistämättä strateginen dokumentti, sillä sen avulla luodaan toimintakulttuuria sosiaalisessa mediassa – joka puolestaan ei voi olla vaikuttamatta muuhunkin organisaation toimintaan.

Itä-Suomen yliopiston some-suositukset on laadittu rehtorin antamana tehtävänä viiden hengen työryhmän toimesta. Tämä on ns. ylhäältä alaspäin -malli: suositukset valmistellaan organisaation yläpäässä ja sitten ne jalkautetaan kaikille työntekijöille. Hyvää tässä mallissa on se, että muutenkin hierarkkisessa organisaatiossa halutaan ja todella tarvitaan johdon selkeä hyväksyntä uusille toimintatavoille – tässä tapauksessa sosiaalisen median käytölle. Jos johdon selvää periaatepäätöstä sosiaalisen median käytön puolesta ei olisi, moni jättäisi sen mahdollisuudet käyttämättä, koska ei olisi varmuutta, saako sitä käyttää vai ei.

Suositukset laatinut työryhmä koostui viestintäpäälliköstä, kahdesta viestintäyksikön tiedottajasta, tietoturvapäälliköstä sekä opinto- ja opetuspalveluiden suunnittelijasta. Viestintä on tässä ryhmässä siis hyvinkin yliedustettuna – onhan se kuitenkin vain yksi monista osa-alueista, joihin sosiaalista mediaa voidaan käyttää. Kokoonpano näkyy selvästi myös suositusten sisällössä: karkeasti 3/5 suosituksista on viestinnällisiä, 1/5 tietoturvaa ja loput 1/5 opetusta, tutkimusta ja kaikkea muuta. Viestintäyksikön painoarvo tuli esille myös Twitterissä saamissani kommenteissa. Voidaan kysyä, onko tällä kokoonpanolla saatu riittävällä tavalla huomioitua erilaiset intressit suosituksissa.

Toinen vaihtoehto suositusten laadinnalle olisi ollut alhaalta ylöspäin -malli, jossa olisi ensin kysytty mielipiteitä ja toiveita some-suosituksille työntekijätasolle tuodun työskentelyn kautta. Toimiva tapa riippuu organisaation vallitsevasta kulttuurista.

Mikä on roolini, vastuuni ja oikeuteni sosiaalisessa mediassa?

Olennainen asia some-suosituksissa/ohjeistuksissa on, että kukin löytää niistä nopeasti ne kohdat, jotka koskevat häntä itseään. Tämän löytämiseksi pitäisi ensimmäisenä tietää, missä roolissa itse toimii.

Ehkä hankalin roolinmääritys liittyy siihen, toimiiko henkilö yliopiston edustajana vai vapaasti omana itsenään, johon sisältyy kaikki se, mitä henkilö on työssä ja sen ulkopuolella. Ensiksi mainitussa on kyse puhtaasti yliopiston ulkoisesta viestinnästä ja jälkimmäisessä tuskin voidaan puhua ulkoisesta viestinnästä – joskin on selvää, että jokainen meistä luo aina kuvaa myös työnantajastaan. Nyt minäkin jo meinaan sekaantua sanoihin, missä vain näkyy tämän määrittelyn vaikeus. 🙂

Itä-Suomen yliopiston some-suosituksissa eri toimintarooleja ei selvästi määritellä. Otan esimerkin ongelmallisesta kohdasta:

Sovi esimiehesi kanssa työroolissa esiintymisestä sosiaalisessa mediassa.

Yhteisötunnusta suositellaan käytettäväksi, kun edustat yliopistoa työroolissa. Näin henkilökohtainen profiili erottuu työprofiilista ja käyttäjä voi helposti arvioida tietolähteen luotettavuuden.

Kun esiinnyt oman alasi asiantuntijana, voit käyttää henkilökohtaista profiilia. Kerro selkeästi oma roolisi yliopistossa ja asemasi asiantuntijana.

Mistä tiedän, mitä tässä tarkoitetaan työroolilla? Silloin pitäisi siis toimia yhteisötunnuksella – mitä sillä tarkoitetaan, kuulostaa enemmänkin koko yliopiston tai jonkun laitoksen tunnukselta? Entä mitä eroa on työroolilla ja ”esiintymisellä oman alan asiantuntijana”, jolloin voinkin toimia henkilökohtaisella profiililla?

Velvoittavat kohdat ovat ylipäätään hankalia, mutta jos sellaisia välttämättä halutaan tehdä, niin ne tulisi ainakin määritellä yksiselitteisesti. Jos esimerkiksi olen tutkija, niin olen sitä aina ja se on myös työroolini. Edellä olevan ohjeen perusteella en todellakaan tietäisi, pitäisikö minun käyttää henkilökohtaista tunnusta vai jotakin muuta. Ja pitäisikö minun ilmoittaa siitä. Tai jos olen opettaja ja testaan opettajana eli työroolissani useita some-palveluita (kymmeniä, satoja…) löytääkseni niistä parhaat opetuskäyttöön, niin pitääkö minun pyytää lupa esimieheltäni jokaisen palvelun kohdalla erikseen?

Tässä toinen hankala kohta:

Älä laita palveluun liian henkilökohtaisia tietoja. Kunnioita myös muiden tietosuojaa: älä laita perheesi, ystävien tai muiden henkilöiden kuvia tai tietoja palveluun ilman heidän suostumustaan.

Äkkiseltään tämä kuulostaa erittäin hyvältä ja suositeltavalta. Mutta. Miksi työnantajan pitäisi ohjeistaa tämän kaltaisia asioita, jotka eivät koske lainkaan työtä? Jos haluan laittaa perheeni, ystävieni ja muiden henkilöiden kuvia vaikkapa Flickr-kuvapalveluun tai Facebookiin, niin totta kai voin sen tehdä kunhan en loukkaa kenenkään yksityisyyttä ja kuvat on otettu julkisella paikalla eli kenenkään kotirauhaa rikkomatta. Normaalia netinkäyttäjää ei myöskään koske esim. journalistien eettiset ohjeet kuvien julkaisusta.

Paljon hyviä ohjeita!

Tällaisessa kriittisessä arvioinnissa nousee helposti kohtuuttomasti esille ongelmalliset kohdat, sillä niihin totta kai kiinnitetään enemmän huomioita, koska pyrkimys on yhä parempaan. Suosituksissa on kuitenkin suurin osa painavaa asiaa, joista nostan tässä esiin joitakin mielestäni parhaimpia paloja:

Jos kysyt käyttäjiltä jotain, varmista että vastauksilla on vaikutusta. Kerro myös käyttäjille, miten vastaukset vaikuttivat.

Ole avoin tarkoitustesi suhteen ja kerro rehellisesti, miksi viestit virkaprofiilissa ”juuri näistä asioista tällä tietyllä tavalla”.

Sosiaalisessa mediassa näkyvät ne yhteisöt, joista ja joissa käydään keskustelua, jotka toimivat avoimesti ja vuorovaikutteisesti sekä tuottavat kiinnostavia ja uniikkeja sisältöjä.

Sosiaalisen median avulla voi tuottaa sisältöjä yhdessä, lisätä avoimuutta, pienentää kuluja, vähentää byrokratiaa, luoda uudenlaista palvelumuotoilua, kerätä ideoita, lisätä demokratiaa ja osallistumista, oppia uutta, tehostaa viestintää, organisoida tehokkaasti, hallita tietotulvaa, koota ja yhdistellä tietoa, pysyä ajan tasalla, luoda riippumattomuutta fyysiseen paikkaan, ja muuttaa myös aikakäsityksiä.

On tärkeää pitää mielessä omat ja toisten tekijänoikeudet tuottaessaan ja jakaessaan materiaalia sosiaalisen median palvelujen kautta.

Tarkista käyttäjäprofiilisi yksityisyyden suojaan vaikuttavat asetukset ja päivitä ne tarvittaessa asianmukaisiksi.

Kaikissa näissä viestinnän tehtävissä ja tavoitteissa sosiaalisella medialla on keskeinen rooli. Lisäarvoa tuovat sosiaalisen median erityispiirteet, joita ovat esimerkiksi avoimuus, reaaliaikaisuus, käyttäjälähtöisyys, vuorovaikutteisuus ja yhteisöllisyys.

Sosiaalisen median käyttö opetuksessa tukee yhteisöllisen tiedonrakentelun, adaptiivisen asiantuntijuuden ja tutkivan oppimisen periaatteita.

Opiskelija voi myös omaehtoisesti ottaa käyttöön sosiaalisen median palveluja opiskelunsa tueksi. Hän voi ryhtyä ylläpitämään oppimispäiväkirjaa, portfoliota tai ympäristöä, johon hän kirjaa oppimisen kokemuksiaan ja kerää edustavimpia näytteitä oppimisestaan ja asiantuntijuutensa kehittymisestä.

Toivottavasti näistä huomioistani on apua some-suositusten jatkohiomiselle – ja samalla muillekin! 🙂

P.S. Jos et vielä käynyt lukemassa varsinaisia suosituksia, niin pääset niiden pariin tästä.