Älä tee some-ohjeistusta kuten Iisalmen kaupunki – tee se näin!

19Aug15

Iisalmen some-ohjeistuksesta ja etenkin sen Facebook-kiellosta on noussut myrsky vesilasissa. Koska olen ollut mukana tekemässä – tai joskus pikemminkin ohjaamassa – useampaa some-ohjetta, niin tässä pari pointtia, miten homma olisi pitänyt oikeasti hoitaa.

Some-ohjeistuksen tekoon on karkeasti kolme tapaa:

  1. Pienellä työryhmällä
    • Laitetaan esim. viestintä- ja tietohallintopäälliköt asialle sekä kaupungin lakimies
    • Ja mahdollisesti joku someen perehtynyt ”ruohonjuuritason” työntekijä – tyypillisesti kaupungin nuorisotyön some-projektin projektipäällikkö (häntä kannattaa myös kuunnella!)
  2. Pääosin pienellä työryhmällä, mutta osallistetaan työntekijöitä laajemmin
    • Järjestetään vaikkapa etukäteen kysely, jolla kerätään mielipiteitä, ja sitten koostetaan ohjeistus työryhmän voimin sen pohjalta valmiiksi. Tämä on kyllä toimiva tapa etenkin isoissa organisaatioissa.
    • Tai sitten – huonossa tapauksessa – pistetään ykköskohdan mukaisesti laaditun ohjeistuksen ”luonnos” henkilöstön kommentoitavaksi ennen kuin siihen lyödään leima päälle (kuka oikeasti uskaltaa haukkua pomojen tekemän ohjeistuksen enää siinä vaiheessa?)
  3. Laitetaan työntekijät laatimaan ohjeistus itselleen
    • Tässä pomoporras on huomannut, että he eivät voi tuntea kaikkia kaupungin työntekijöiden työnkuvia niin hyvin, että voisivat ylhäältä tietää, mikä on heille toimivin ja oikeasti tarpeellinen ohjeistus.
    • Ja niinhän se on, että jokainen tuntee oman työnsä parhaiten ja on tyytyväinen, kun hänen ajatuksiaan kuullaan. Saattaa siinä kokonaisuuden tuottavuuskin parantua.
    • Toki tässäkin tarvitaan käytännössä pienempi ydinryhmä pitämään pyörät pyörimässä ja ohjaamaan homma maaliin (fasilitoimaan yhteisöllistä työskentelyä on tälle hieno termi)
    • Samalla kannattaa käyttää tilaisuus laittaa koko väki miettimään, miten somesta saadaan hyöty ja mahdollisuudet irti. Tulos varmasti yllättää. Tämä on oikeasti paras syy alkaa koko projektiin.
    • Tämän järki on myös siinä, että kun jokainen on ollut ohjeistuksen laadinnassa mukana – tai vähintään saanut mahdollisuuden siihen – niin valmista ohjeistusta on paha mennä enää myöhemmin moittimaan. Konsulttikielellä jalkauttaminen alkaa jo määrittelyvaiheessa.

Ei tarvita kristallipalloa sen sanomiseen, miten Iisalmen ohjeistus oli laadittu. Prosessin onnistuminen – tai epäonnistuminen – näkyy tuloksen laadussa.

Ei ole mitään väliä, montako iterointivaihetta, työtuntia tai some-konsulttia oli auttamassa, niin ykköstapa ei koskaan tuota yhtä hyvää tulosta kuin kakkonen. Ja sama pätee kakkosen ja kolmosen välillä. Toki tässä on organisaatiokohtaisia eroja, että millainen toimintakulttuuri on ennestään, mihin on edellytyksiä ja mihin pyritään (toivottavasti eteenpäin).

Sama pätee kaikkiin työryhmiin: tulos on tekijöidensä näköinen. Eikä kyse todellakaan ole mistään sanamuodoista.

Vielä kymmenen vuotta sitten oli ihan yleisesti hyväksyttävää, että pomot (sedät joku minua nuorempi voisi sanoa?) laativat säännöt ja muut noudattivat niitä. Se oli sitä vanhaa kunnon hierarkkista johtamis- ja toimintakulttuuria. Sen toimivuus perustui kahteen asiaan:

  1. rajattuun vastuuseen ja vaikuttamismahdollisuuteen (asemaan organisaatiossa / annettuun työnkuvaan) ja
  2. rajattuun viestintään (alainen kommunikoi vain lähimmän esimiehensä kanssa).

Jos olit organisaatiopyramidin alimmallla portaalla, niin a) et uskaltanut valittaa, koska et halunnut pudota kokonaan pois, ja b) jos olisitkin valittanut, ei sillä olisi ollut muuta merkitystä kuin se, että sinua olisi pidetty muiden mielestä hankalana tyyppinä – lopputuloksena et olisi valittanut enää kohta enempää.

Nykyään toimintakulttuuri on toinen ja sen on Iisalmea ennen huomannut jo moni muu taho: sosiaalisen median myötä kuka tahansa saa äänensä kuuluviin ja käyttää kyllä mahdollisuutensa.

Vaikka kieltäisitte Facebookin, YouTuben, Twitterin, WhatsAppin, Snapchatin ja kaiken. Jos ette usko, niin ylämäkeä on vielä reilusti jäljellä.

Toimintakulttuurin kehittyminen avoimeksi ja osallistavaksi

P.S. Jos silti haluatte tehdä paperin pienellä työryhmällä ja käyttää johtajille kuuluvaa valtaa, älkää tehkö ohjeistusta. Sen sijaan tehkää vaikka strategia. Silloin kyllä menetätte osallistamisen mahdollisuudet – kaikki hyvät ideat mukaanlukien – mutta ainakaan siitä ei kirjoitella lehdissä.



No Responses Yet to “Älä tee some-ohjeistusta kuten Iisalmen kaupunki – tee se näin!”

  1. Jätä kommentti

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s


%d bloggers like this: