Wiki-kokemuksia: yhteistyöalusta ja kollektiivinen tietopankki

Olen keränyt kokemuksia wikien käytöstä eri lähteistä. Tämä keräily liittyy Purot.net-wikipalvelun tuotekehitykseen. Meillä on kunnianhimoisena tavoitteena tehdä Purot-wikistä paras mahdollinen yhteistyöalusta ja myös pitää se sellaisena. Siksi on ollut tärkeää ottaa oppia kokemuksista, joita on kertynyt eri ihmisille ja organisaatioille.

No, oppiminen tapahtuu näkemykseni mukaan tietoa prosessoimalla. Ei se muuten jää osaksi aiempia ajatelmia. Minulle tämä blogi on henkilökohtaista tiedonprosessointia – siinä missä wiki on yhteisöllistä. Siksi siis kirjoitan tämänkin: oppiakseni jotain lisää wikeistä. Kirjoituksen loppuun mennessä minulla on toivottavasti hyvä yhteenveto suomalaisista wiki-kokemuksista, joka jää talteen myöhempääkin käyttöä varten.

Wiki-kokemuksia suomalaisissa organisaatioissa (Jani Henriksson ja Teemu Mikkonen, 2008)

Henrikssonin ja Mikkosen ”wisu-tutkimuksen” (wiki survey) tavoitteena oli selvittää wikin käytön yleisyys ja kokemukset Suomen 50 suurimmassa yrityksessä vuonna 2008. Tutkimuksessa tavoitettiin 80% tavoitelluista yrityksistä: niistä wikiä käytti 26% ja käyttöä harkitsi tai testasi parhaillaan 33%. Yksikään wikin käytön aloittaneista ei ollut sitä lopettanut ja vain yksi wikiä testannut yritys oli jättänyt ottamatta sitä vakituiseen käyttöön.

Raportissa kuvataan tarkemmin ”Case Yritys Oy:tä”, joka on omaksunut wikien käytön jo vuosien 2003-2004 aikana. Kyseessä on kuulemma ”monikansallinen edelläkävijäyritys”, joka käytti jo v. 2008 tuhansia wikejä. (En arvanne pahasti väärin, jos sanon, että kyse on Nokiasta.) Tässä eräs lainaus ko. case-yrityksen wikien käytöstä:

Aluksi wikit levisivät kuuteen työryhmään. Käytön laajetessa päätettiin käytössä olevaan wiki-alustaan lisätä myös uusia toiminnallisuuksia niin sanottujen liitännäissovellusten avulla. Wikit tehtiin samalla entistä avoimemmiksi, jotta työryhmät saattoivat jakaa tietoa myös toisille työryhmille. — Monille oli suuri yllätys, että käyttö ”räjähti näin käsiin”. Yllätys oli positiivinen ja siksi yrityksessä päätettiin panostaa siihen, että wikien käyttömahdollisuuksia parannettaisiin entisestään. Wikien yhteyteen tulivat myöhemmin myös blogit.

Yritys Oy:n tapauksessa wikit levisivät laajalti periaatteessa kolmesta syystä. Ensimmäinen näistä oli se, että wikeistä koettiin olevan selvästi hyötyä. Toinen laajaan levikkiin johtanut tekijä oli se, että myös muut työyhteisössä olevat ihmiset kiinnostuivat wikeistä ja kykenivät ymmärtämään niiden hyödyt helposti. Kolmantena syynä voidaan sanoa olevan, että wikeistä jaettiin tietoja kollegoiden kesken. —

Ehkä suurin wikien hyöty on kuitenkin ollut se, että ne ovat haastaneet vanhoja toimintatapoja. Tätä kautta Yritys Oy:ssä on voitu löytää uusia innovatiivisia tapoja tehdä yhtäältä samoja asioita aiempaa tehokkaammin ja joustavammin tai soveltaa näitä käytänteitä uusiin asioihin. —

Monia haasteitakin Yritys Oy:llä on wikien käytössä ollut. Esimerkiksi Yritys Oy:n käyttämä wiki-alusta ei sisällä kovin hyvää WYSIWYG-editoria, ja tämä on muodostunut haasteeksi osalle vähemmän teknisesti orientoituneita käyttäjiä. Helppokäyttöisyys onkin tärkeää wikeissä, koska käyttäjiä on niin erilaisia.

Wikikyselyyn tavoitettiin 20 vastaajayritystä, joissa oli wiki käytössä. Tutkimusraportissa esitellään otoksen ominaisuuksia monin eri kaavioin, mutta otoksen vinoutumisen takia (isot teknologisesti suuntautuneet yritykset) niistä ei oikein voi tehdä mitään yleisiä päätelmiä. Sen sijaan sivulla 18 on mainio kaavioi siitä, miten yritykset käyttävät wikejä (keltainen) verrattuna siihen, miten niitä on suunniteltu käytettävän (punainen):

Kuten kaaviosta näkyy, wikejä käytetään ”tietämyskantana” hiukan vähemmän kuin mitä oli suunniteltu, mutta siitä huolimatta se oli toinen tärkeimmistä käyttötavoista. Wikit soveltuvatkin erityisen hyvin kokemustiedon eli ”hiljaisen tiedon” tallentamiseen: kun wikeihin kirjataan yrityksen jalostamaa asiantuntijatietoa, samalla saadaan talteen niihin sitoutunut yrityksen tapa toimia, jotka yhdessä muodostavat yrityksen ydinosaamisen. Yhtä paljon wikejä käytettiin uusien ideoiden esilletuomiseen ja jakamiseen – jopa merkittävästi enemmän kuin mitä oli suunniteltu. Merkittävissä määrin wikejä käytettiin myös yhteisenä dokumentointityökaluna, dokumenttikantana, projektinhallintaan, uutisointikanavana sekä intranetina. Kuvaavaa on, että suurimmassa osassa kohdista wiki oli ylittänyt odotukset.

Raportissa nostetaan esille wikien käytön motivointi, joka on koettu monissa yrityksissä tärkeäksi, koska sillä voidaan puuttua muutosvastarintaan. Toisaalta minkä tahansa uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii motivointia, jotta sen hyödyt saataisiin nopeammin käyttöön. Sivulla 30 esitetään, mitä motivointikeinoja yrityksissä oli käytetty:

Eniten käytettyjä motivointikeinoja olivat käyttäjien opastaminen wikin käyttöön, ydinkäyttäjäryhmän hyödyntäminen, wikin etujen mainostaminen sekä sen informoiminen, että kaikkien tulee käyttää wikiä, koska tiettyjen asioiden tekemiseen ole muita tapoja.

Wikien koettuihin hyötyihin tullaan sivulla 34:

Kaikki kysytyt hyödyt saivat ”kannatusta” ja vastausten keskiarvo vaihtoehdoilla 1-5 oli 3,9. Selkeimmin koetut hyödyt liittyivät tietoon: sen läpinäkyvyyteen ja ajantasaisuuteen. Kolmanneksi wiki on mahdollistanut uusia entistä parempia toimintatapoja – joka itse asiassa on kaikkien muiden hyötyjen edellytys, koska ilman wikiä ja siihen liittyvää toimintatapojen kehittymistä, mitään hyötyjä wikistä ei tietenkään saada. Tämän jälkeen tuli vaihtoehto ”wiki on tehostanut toimintaa”, mikä on tietenkin tärkeää yrityksissä. (Hmm. olisiko useinkin yritykselle parempi sijoitus alkaa käyttämään wikejä kuin satsata henkilöstön kouluttamiseen, miten pitäisi toimia? No, molempia tarvitaan – ainakin opastusta/koulutusta yhtenä wikien motivointikeinona.)

Hyötyjen ohella tutkimuksessa selvitettiin wikeihin liittyviä haasteita (s. 38). Valtaosa kysytyistä haasteista (26 väittämää) yritykset eivät olleet kohdanneet. Suurimmat vastaajien kokema haasteet olivat, ettei wikejä käytetä tarpeeksi tiheästi (ka. 4.0 Likertin asteikolla), käyttäjien kokeman hyödyn osoittaminen (ka. 3.6), käyttäjien motivointi (ka. 3.5) ja se, ettei ole tarpeeksi aikaa lukea ja ylläpitää wikejä (ka. 3.4). Haasteet koettiin suurempina yrityksissä, joissa wikien käyttöönotto oli tapahtunut tutkimusta edeltäneiden kahden vuoden aikana. Etenkin ”organisaation kulttuurin sopeutuminen” nähtiin selvästi pienempänä yrityksissä, joissa wikien käyttöönotosta oli kulunut yli kaksi vuotta (vastausten ka. laskee 4.2 -> 2.0).

Kyselyssä myös kysyttiin, mitä yritykset tekisivät toisin, jos he voisivat suorittaa wikien implementoinnin uudestaan. Mielestäni tässä on hyvä lista mille tahansa wikien käyttöönottoa harkitsevalle yritykselle (sivulta 46):

• Tarkoitus ja peruskäytännöt mietittäisiin valmiimmiksi
• Laajempi käyttöönotto alusta saakka
• Yhteisökoulutus ensimmäiseksi, jotta yhteinen ymmärrys, sitoutuminen ja päätös rakenteesta saadaan heti aikaan
• Sillä [wikillä] korvattaisiin suoraan intranet, eikä pidettäisi sitä rinnalla toiminnassa
• Aluksi lyhyt koulutus wikin käytöstä, koska joiltakin henkilöiltä puuttui uskallus tallentaa omia projektikokemuksiaan yhteisesti luettavaksi
• Enemmän motivointia/koulutusta käyttäjille

Päätelmät-luvusta nostan esille kirjoittajien painottamia kohtia (s. 47-48):

• Haasteellisimmaksi wikien käytössä nousi henkilöstön tai wikejä käyttävien asiakkaiden wikien käyttökulttuurin oppiminen.
• Wikien potentiaali ns. avoimen innovoinnin työkaluna tuleekin luultavasti olemaan juuri ratkaiseva tekijä, jonka kautta niiden todelliset hyödyt verrattuna muihin (mm. sisällönhallintaohjelmiin) vastaaviin tietohallinnon ratkaisuihin tulevat esille.
• yritykset eivät koe, että niitä [wikejä] olisi niille tyrkytetty, vaan niiden on nähty ”markkinoivan itse itseään”.

Kokemuksia wikien käytöstä (Viisautta wikin tekoon -kirjassa)

Wikikirjaston wiki-aiheisen kirjan yhteyteen on koottu lyhyesti 8 casea wikien käytöstä. Suurimmassa osassa on ollut käytössä MediaWiki ja parissa WikiSpaces-wiki.

Erityismaininnan ansainnee Häme-Wiki:

Kun Häme-Wiki julkistettiin elokuussa 2009, muutaman kuuukauden aikana Häme-Wikiin saatiin satoja uusia artikkeleita. Se onnistui aktiivisella yhteistyöllä alueen toimijoiden kanssa sekä pontevalla tiedottamisella. — Toistaiseksi aktiviisia kirjoittajia on vain muutamia, suurin osa wiki-kirjoittamisen koulutuksissa mukana olleista kirjoittaa vain yhden tai kaksi artikkelia. Mukanaolleet ovat olleet hyvin innostuneita asiasta, mutta artikkelin kirjoittaminen yksin tuntuu liian vaativalta urakalta.

Sama ongelma – muokkaamisen vaikeus – nousee tavan takaa (useamassa casessa pelkästään ko. sivulla) esille MediaWikin kanssa, sillä siinä muokkaaminen vaatii erityisen wikimarkup-merkkauskielen osaamista. Itse olen kiinnittänyt huomiota myös siihen, että MediaWikeissä ei juurikaan käydä keskustelua: esimerkiksi suomenkielisessä Wikipediassa vain harvalla sivulla on käyty yhtään keskustelua. Yksi ratkaisu tähän ongelmaan on käydä keskustelut muualla kuin wikissä, kuten on tehty Viisautta wikin tekoon -wikikirjan tuottamisessa:

Projektin koordinaattorit huolehtivat ryhmän kokoonkutsumisesta verkkokokouksiin ja huolehtivat tuottamisprosessin käynnissäpitämisestä. Parin tunnin kuukausittaisissa verkkokokouksissa on ensin ollut tapana keskustella noin tunnin verran yleisesti materiaalin tuottamiseen liittyvistä seikoista yhdessä (esim. materiaalin rakenne, tietyt spesifit sisältöihin liittyvät kysymykset, itse tuottamisprosessin sujuvuus…). Toinen tunti on käytetty materiaalin konkreettiseen työstämiseen.

Wikien opetuskäytöstä kiinnostuneiden kannattaa tutustua myös kompo2010-kurssiwikiin. Jarmo Tanskanen kertoo wikin käyttökokemuksista edellistä sivua laajemmin Sometun sivustolla, mm. seuraavaa:

Näyttää siltä, että ohjeistuksen mukaan he paljonkin vain keskittyivät oman sivunsa tekemiseen ja vain aika vähän linkitettiin muiden opiskelijoiden sivuihin. —

Numerodataa 90 opiskelijalta (kysymys ajankäytöstä sivun/wikin teossa, vaihteli 2 – 30h)
– ka 8,1h
– keskihajonta 6,5h
– mediaani 6h
– moodi 5h

Niin ja opiskelijoiden työ painottuu ihan ajan loppuun ennen deadline (kuoleman viiva) 🙂 Eli kannattaa laittaa/ohjeistaa joitain deadline päiviä välille, jotta opiskelu rytmittyisi paremmin.

Ahdistaako avoimuus? (Milla Laasonen, 2010)

Milla Laasonen tutki AMK-opinnäytetyössään wikin käyttöä tutkimus- ja kehittämishankkeen käytössä. Opinnäytetyön tapaan alussa luodaan monipuolinen katsaus wikien ja sosiaalisen median käytön teorioihin. Kiinnostavin anti alkaa tulos-osiossa. Sivulla 44 on hyvä taulukkokoonti vastaajien näkemyksistä wikin käytöstä, kannattaa katsoa. Tässä casessa nousee esille varsinkin wikin käytön ongelmat, jos kaikki eivät sitoudu sen käyttöön (s. 46):

Suurimpia haasteita VOIMAA-wikin kehittymisessä ovat haastateltujen mielestä olleet se, että koko projektiyhmä ei käytä wikiä aktiivisesti. Wikinkäytölle on projektiryhmän sisällä luotu pelisääntöjä, joita kukaan ei juuri noudata -koska niiden noudattamatta jättämisestä ei ole toistaiseksi esitetty mitään sanktioita. Haastateltavat näkivät vahvasti VOIMAA-wikin käyttäjien ongelmaksi sekä sisältöjen löytämisen että wikinkäyttöön perehdyttämisen tarpeen, joka korostui hankkeen projektiryhmän ulkopuolisten vastauksissa.

Jos wikin käyttöön ei panosteta, siihen ei sitouduta, jolloin sitä ei myöskään käytetä – paitsi tunnollisimmat. Jos wikiä ei käytetä tai sitä käytetään vain näön vuoksi, niin olisi lähes sama, jos wikiä ei olisi lainkaan. Tässä juuri näkyy se, että toimintatapoja tulee kehittää – pelkkä uusi väline ei riitä. Lainauksessa nostetaan hyvästä syystä esiin perehdyttämisen tarve.

Toisaalta wikin käytölle voi olla monenlaisia intressejä – joista osa voi tukahduttaa wikin käytön ja merkittävimpien hyötyjen (kts. edeltä) koitumisen. Tämä on tavoitettu tutkimuksessa erittäin havainnollisesti:

Wiki hallinnollisena välineenä on useimpien käyttäjien mielestä hyvin toimiva, koska wiki kokoaa ja säilöö tietoa hankkeen toiminnasta. Wikin käytettävyys kuitenkin heikkenee, kun aineistoa on niin paljon, etteivät käyttäjät löydä etsimäänsä.

Joidenkin käyttäjien mielestä hallinnon vahva näkyvyys wikissä aiheuttaa sen, etteivät käyttäjät osaa tai rohkene muokata wikiä omien tuotostensa julkaisemiseksi. Tämä ei edistä yhteisöllisen työvälineen käyttöä eikä yhteisöllisyyden syntymistä.  

Myöhemmin tutkimuksessa eritellään syitä, jotka voivat yksilötasolla estää wikin käyttöä, esimerkiksi sivulla 53:

Mä oon miettiny, miksi on niin vaikeeta luovuttaa hiomatonta tekstiä. Mä aivan ihailen, ketkä todella pystyy ja se on melkein luettavaa. Mä oon kuitenkin nuorena tottunu kirjoittamaan kirjeitä käsin; ensin tehdään luonnos, sitten korjaillaan, sitten kirjoitetaan puhtaaksi ja sitten lähetetään. Se on niin toisenlainen tapa, kun on oppinu sen näin.

Tällä henkilöllä oppimisprosessi wikien yhteisölliseen käyttöön ja prosessikirjoittamiseen on siis vielä kesken.

Lopussa Laasonen esittää kuvion syklistä, miten wiki voi vakiintua yksittäisen käyttäjän innostumisesta vähitellen koko organisaation käyttöön Engeströmin (2010) laajenevaa (ekspansiivista) oppimista mukaillen (s. 74):

Tässä ja monessa muussakin kohdassa Laasosella on samansuuntaisia havaintoja kuin Henrikssonilla & Mikkosella. Tämä on kiinnostavaa, sillä kun samoja havaintoja tulee useammalta tutkijalta toisistaan riippumatta, niin se antaa olettaa, että kyse on yksittäistapauksia yleisemmästä ilmiöstä, jotka voivat toistua edelleen muissakin organisaatioissa wikien käyttöönotossa.

Purot.net-wiki yhteisöllisen oppimisen tukena (Saarijärvi, Suominen, Tikkanen ja Vuoma, 2011)

Purot.net-wikiä on testattu vuoden alusta lähtien useiden pienten pilottikäyttäjäryhmien avulla. Yksi piloteista oli oululaisen Metsokankaan koulun opetuskokeilu, jossa wikiä käytti n. 40  5.-6. luokkalaista oppilasta. Tutkimuksen teki koulutusteknologian opiskelijaryhmä. Oma roolini oli toimia ns. tutkimuksen tilaajana, eli kerroin opiskelijaryhmälle, mitkä seikat meitä Innowisessa wikin kehittämisen näkökulmasta kiinnostivat. Tuolloin palvelu ei ollut vielä lähelläkään valmista, joten tutkimus tuli tuotekehityksen näkökulmasta erittäin kiinnostavaan aikaan. Olennainen kysymys oli, tukeeko Purot.net yhteisöllistä työskentelyä ja oppimista – ja jos kyllä, niin miten. Tämän jälkeen opiskelijat toteuttivat opetuskokeilun ja tutkimuksen itsenäisesti toimien yhteistyössä luokkien opettajien (Otto Leskinen ja Petri Korpi) kanssa.

Tulokset olivat häkellyttävän hyviä (varsinkin, kun huomioin palvelun valmiusasteen). Jopa niin, että niiden esittäminen tuntuu melkein itsekehulta, mutta kehtaan ne silti esittää, koska tulokset ovat yrityksestä ulkopuolisen tahon saamia.

Oppilaat työskentelivät wikissä neljän hengen ryhmissä pääsääntöisesti neljän oppitunnin aikana n. kahden viikon jaksolla. Kyse oli antiikin Kreikkaan liittyvästä projektityöstä. Lisäksi oppilaat saivat kotitehtäväksi kommentoida oman ja muiden ryhmien wikisivuja. Tässä wikisivujen statistiikkaa heti jakson jälkeen (s. 15):

Keskimäärin jokaista sivua muokattiin 36.2 kertaa ja kommentteja kirjoitettiin 21.6 kpl/sivu – siis kahdesssa viikossa. Vain etusivulla ei ole käyty keskustelua, eli kaikki vuorovaikutus wikissä on tapahtunut ryhmien sivulla, joihin työskentely muutenkin keskittyi. Purot.net:in yhtenä tärkeimpänä tavoiteena onkin ollut tukea wikisivuilla käytävää keskustelua, sillä ilman sitä sisällöntuotantoakaan ei voi pitää kovin yhteisöllisenä: vrt. yhteistyö työpaikalla harvoin onnistuu ilman puhumista.

Tutkimuksessa tehtiin kysely opettajille ja oppilaille wikityöskentelyn jälkeen. Seuraavassa oppilaiden vastausten jakaantuminen kyllä-/ei-kysymyksissä (s. 23):

Eniten kyllä-vastauksia tuli kahdessa kysymyksessä, jotka koskivat wikin kahta keskeisintä toimintoa: tekstin tuottamista (93,5%) ja keskustelua/kommentointia (96,8%). Valtaosa koki wikin tukeneen oppimistaan (83,9%) sekä oppineensa uusia asioita nimenomaan wikityöskentelyn aikana (80,6%). Wikissä tapahtuneen työskentelyn nähtiin myös tukeneen ryhmän yhteisöllistä toimintaa (74,2%) – tämä tosin on kyselyn ”heikoin” tulos, vaikka missä tahansa muussa tutkimuksessa tällaiseen %-lukuun oltaisiin enemmän kuin tyytyväisiä.

En voi olla vertaamatta näitä tuloksia MediaWiki-caseihin (edellä), joissa tavallisimmin ei synny lainkaan keskustelua wikisivuille ja joissa on valiteltu sivujen muokkauksen vaikeutta. Itse asiassa tämä havainto toimi 2-3 vuotta sitten kimmokkeena lähteä oman wikipalvelun tekoon.

Opettajia pyydettiin vastaamaan erilaisiin väittämiin asteikolla 1-5. Vastaukset olivat luonnollisesti samansuuntaisia kuin oppilailla (s. 17):

Molemmat opettajat olivat täydellisen samaa mieltä siitä, että ”opiskeltava aihe oli helppo ideoida wikin avulla toteutettavaksi”. Muutoinkin vastaukset painottuivat vahvasti positiiviselle puolelle. Tutkimuksen aikana tiedostojen vienti wikiin oli vielä osittain keskeneräinen toiminto, joten ei ollut yllätys, että opettajat kokivat ongelmia materiaalin viemisessä wikiin – eikä siinäkään, että toinen opettaja ei osannut sanoa, oliko wikin käyttö helppoa vai ei (vrt. oppilaiden kysely).

Viimeisen sanan annan tutkimuksen tekijöille (s. 27):

Projektin keskeisenä tuloksena toteamme, että Purot.net-wiki soveltuu erinomaisesti yhteisöllisen oppimisen tueksi.

Myös testiryhmämme oppilaat ja opettajat kokivat wikipalvelun käytön mielekkääksi ja oppimisprosessia tukevaksi tieto- ja viestintätekniseksi välineeksi. Ongelmia wikin käytössä ilmeni lähinnä teknisten seikkojen osalta, jotka johtuivat tilapäisistä kehitystyön aiheuttamista häiriöistä palvelussa. Kokonaisuudessaan testiryhmämme piti wiki-kokeilua onnistuneena. Sekä opettajat että oppilaat ovat innokkaita hyödyntämään wikiä opetuksessaan ja oppimisessaan jatkossakin.

Lisää kokemuksia

Tämä kirjoitus alkaa jo venymään pidemmäksi kuin yhteen blogikirjoitukseen kohtuudella mahtuu, joten lopetan kokemusten referoinnin tähän. Alla bonuksena pieni lisälinkkilista aiheesta kiinnostuneille:

• Wikiä käyttämään! -selvitys (Vuorinen, Kalalahti ja Vilhula, 2011) – suosittelen!
• Mekin wikittelemme (TIEKE, 2008)
• Vuosi wikin käyttäjänä (Kenneth Falck, 2007, kolumni)
• Tapaustutkimusta wikistä yhteisöllisenä asiakassivustona (Ira-Emilia Martikainen, 2010, AMK-opinnäytetyö)
• Sosiaalinenmedia.org-wikin sivu wikeistä
• SomeTime2011-tapahtuman suunnitteluwiki ja tapahtumawiki (Purot.net:issä)
• Vielä pari wikiä: Järviwiki ja KirjastoWiki